NORMATIVA DE OPERACIÓN 2023 FÓRUM MAJADAS

NORMATIVA DE OPERACIÓN

Por favor leer detenidamente la presente normativa y compartirla con el personal involucrado en

la realización del evento para lograr un trabajo en equipo.

SONIDO:

Majadas tiene responsabilidad con nuestros inquilinos ubicados en el perímetro de Fórum, por lo

cual tenemos el compromiso de trabajar en conjunto con nuestros clientes y cumplir con el

parámetro de decibeles establecido por Parque Majadas.

1. AUDIO EXTERIOR existe restricción de audio en el exterior de las instalaciones, siendo la

única área permitida y sujeta autorización el lobby principal, una vez sea equipo básico de

audio para activaciones de marca, música ambiental o conciertos nacionales, lo más

importante es que no exceda los 85 decibeles (tomados desde la talanquera de ingreso), se

realizarán mediciones constantes por parte de Majadas, si en caso se excediera de los

decibeles permitidos, la actividad deberá ser suspendida.

2. AUDIO INTERIOR, Si la actividad consiste en concierto nacional o internacional se realizarán

mediciones constantes, de ser necesario se solicitará al arrendatario realizar los cambios en

la modulación de audio que sean necesarios y como medida extrema el cierre parcial o total

de ciertas puertas de emergencia, para minimizar el impacto auditivo. En conciertos las

Puertas localizadas en la parte posterior del escenario señalizadas con los números 7 y 8

deberán permanecer cerradas durante el concierto, lo mismo aplica para conferencias o

actividades musicales (libres de cualquier obstáculo por si existiera alguna evacuación).

SEGURIDAD:

3. ARMAS prohibido el ingreso de armas de fuego y/o punzocortantes al evento, el

arrendatario debe tener suficientes controles de seguridad en accesos a las instalaciones.

4. EMPRESA SEGURIDAD El arrendatario tiene la responsabilidad de contratar a una empresa

de seguridad que cuente con la capacidad y la experiencia necesaria para cubrir el evento

según su categoría, desde la fecha de entrega de llaves de las instalaciones hasta que nos

devuelvan las mismas. El arrendatario proporcionará toda la información de la empresa de

seguridad que se considere necesario para evaluación y aprobación, quedando a discreción

de Fórum Majadas el cambio de la misma si no cumple con los estándares que se requieren.

La arrendante y la arrendataria deberán de coordinar esfuerzos y trabajar en conjunto

durante el evento. La arrendataria se obliga a contratar un mínimo de sesenta (60) agentes

de seguridad cuando el aforo del evento sea de tres mil personas o un número menor a

este. Si el aforo del evento es mayor a tres mil personas o la evaluación de riesgo lo

determine se deberá contar con un número mayor determinado por Majadas.

5. Es necesario contar con copia del Plan de evacuación del evento con antelación.

6. FILTROS DE SEGURIDAD: El arrendatario se compromete a realizar en conjunto con su

proveedor de seguridad los Filtros de Seguridad necesarios que Fórum Majadas considere

de acuerdo a las características del evento a realizar.

7. SUPERVISIÓN DE EQUIPOS La administración de Fórum revisará y supervisará que los

equipos que instalen cumplan con las normas de seguridad necesarias para garantizar el

bienestar del personal que este trabajando y los asistentes del evento.

8. EQUIPO SEGURIDAD INDUSTRIAL es compromiso del arrendatario que todo el personal de

montaje, supervisión y logística del evento cuente con el equipo de seguridad adecuado

acorde a la labor que realice dentro y fuera de Fórum. El personal de Majadas podrá

suspender el montaje o desmontaje de la actividad si considera que esta exponiendo la

seguridad de su persona o del resto del equipo que este laborando. Se requiere 1

ambulancia permanente con equipo y personal capacitado, desde el inicio de montaje

hasta la devolución de instalaciones.

9. EXTINTORES el arrendatario deberá dejar libres los extintores ubicados en el interior de

Fórum, no podrá ubicar ninguna activación o montaje frente a los mismos, adicional deberá

solicitar a sus proveedores tales como alimentos y bebidas (1 por cada estación), área de

escenario, consola de sonido(FOH) y otros de acuerdo a la actividad que realice según lo

considere necesario Fórum Majadas. Tipo de extintor ABC 20 libras, calibrados y vigentes.

10. MATERIALES INFLAMABLES prohibido por seguridad del personal y las instalaciones el

ingreso y/o uso de gas propano, carbón u otro material inflamable dentro de las

instalaciones, PIROTECNIA No está permitida.

11. MENORES Durante el montaje, desmontaje está prohibido el ingreso de menores a las

instalaciones de Fórum, aún porten el equipo de seguridad industrial no se permite su

permanencia como visitantes ya que ponen en riesgo su integridad física.

12. MINUTO DE SEGURIDAD Durante el ingreso de asistentes al evento, desde la apertura de

puertas es compromiso del arrendatario transmitir en sus pantallas el minuto de seguridad

de Fórum Majadas visual y con audio, con una frecuencia mínima para correr el video de 5

apariciones.

13. VALLADO PERIMETRAL para tener un control del perímetro, es necesario que el arrendatario

cubra por su cuenta 150 mts. de valla frente ingreso principal para delimitar el acceso a

Fórum y evitar la presencia de ventas ambulantes y revendedores, las vallas que se utilicen

deben ser seguras para evitar daños al público o vehículos, el vallado puede llevar impresión

de imagen de su patrocinador una vez este limpia y en buen estado.

14. TAQUILLA: el arrendatario ubicará la taquilla móvil del evento en el área de Parqueo de

Staff, justo al lado de Krispy Kreme delimitando el espacio con vallado, de esa manera la

venta de tickets se genera fuera del cerramiento con el objetivo de tener un mejor control

en el acceso principal del evento. Se requiere 1 agente de seguridad en esa área, corre por

cuenta del arrendatario.

15. PUERTAS DE EMERGENCIA el arrendatario adquiere el compromiso de mantener las puertas

de emergencia libres en todo momento, por seguridad no pueden ser obstaculizadas por

exhibiciones, imagen, montajes de stands o activaciones de marca, ni cableado en el interior

y exterior de las mismas. Durante el montaje y desmontaje tendrán stickers para evitar que

sean utilizadas para ingreso y salida de mobiliario y equipo. La penalización por rasgar o

romper los stickers durante el montaje y desmontaje es de US$300.00 los cuales se cargarán

al arrendatario. Los stickers se retiran el día del evento para que puedan utilizarlas para

accesos de los asistentes, se colocan al finalizar el evento nuevamente.

MONTAJE, DESMONTAJE:

16. LLAVES: el día de inicio de montaje se le estará haciendo entrega de las llaves de las

instalaciones de Fórum al arrendatario o a quien asigne como responsable, una vez reciben

las llaves se hace responsable de las instalaciones y de los valores que ingresen al mismo. Si

se extravía alguna de las llaves, candados de las instalaciones, es necesario notificar a la

administración de Fórum para realizar el cambio de registro o compra de candados y

trasladar este costo al arrendatario más una penalidad de US$150.00. La misma cantidad de

llaves entregadas es la misma cantidad que deberá devolver al finalizar la actividad.

17. AREA DE CARGA Y DESCARGA: el arrendatario debe informar a todos sus proveedores que

las únicas áreas de carga y descarga permitidas son las persianas de ingreso principal y

persianas posteriores, descargan justo al pie de las persianas, está prohibido el ingreso de

vehículos, con fines de carga o descarga en el interior de las instalaciones. Si incumplieran

con esta norma se penalizará al arrendatario US$800.00.

18. CUARTO ELÉCTRICO: el acceso a esta área está restringido, únicamente podrá ingresar el

equipo de mantenimiento de Majadas, si necesitan realizar alguna conexión específica,

deberán realizar la solicitud por escrito y si la acometida tiene suficiente capacidad se

autorizará bajo la supervisión del electricista de Majadas, es importante que el arrendatario

le solicite a su proveedor que cuente con un flipon SX50 General Electric, para poder realizar

esta conexión. Cualquier apoyo durante el montaje, evento y desmontaje deberán informar

al personal de Majadas para poder apoyarlos cuando lo necesiten. Ningún elemento de

montaje puede bloquear las puertas de ingreso a ésta área.

19. ACOMETIDA E INSTALACIONES ELÉCTRICAS: la acometida de Fórum es básicamente para

suplir la necesidad de iluminación interna y externa se cobra una tarifa básica

(Q.1,400.00+iva) más consumo de energía generado. El arrendatario debe considerar la

contratación de un GENERADOR para cubrir las necesidades del evento. El arrendatario

debe contratar a un electricista profesional para realizar la instalación de todas las

conexiones eléctricas para el evento, importante que el cableado esté debidamente

asegurado y aislado, utilizando canaletas en el interior de Fórum. Está prohibido que el

cableado pase frente a las puertas de emergencia, deberá instalarlo utilizando la parte

superior de Fórum o bien por los ductos ubicados bajo las puertas de emergencia. El equipo

de Mantenimiento de Majadas podrá supervisar los trabajos de electricidad y suspender los

trabajos si el personal no cuenta con el equipo adecuado y las medidas de seguridad

necesarias para realizarlo.

20. ESTRUCTURA TECHO: el único espacio permitido para colgar equipo es el área de escenario

ubicada a la par del área de carga y descarga, con un máximo de capacidad de 8 toneladas

de carga distribuidas en diferentes puntos, es necesario que el arrendatario nos envíe la

solicitud adjuntando render indicando la distribución de equipos y pesos para que el Ing.

Estructural del Parque Majadas lo revise y resuelva si se autoriza.

21. RIGGING: por seguridad del personal de montaje deberán contar con andamios o

maquinaria apropiada para colocar equipos desde el inicio de montaje.

22. NORMAS DE CONDUCTA: el arrendatario es responsable de velar por la compostura, buenos

modales y respeto del personal de montaje y producción del evento hacia el público y

personal del Parque Majadas.

INSTALACIÓN DE FIBRA:

23. AUTORIZACIÓN: si para la realización del evento se requiere este tipo de instalación por

favor informar a la brevedad posible para compartirle el proceso de autorización para

instalación temporal. Todas las instalaciones realizadas deben retirarse previo a la

devolución del salón.

ALIMENTOS & BEBIDAS:

24. HIELERAS: para evitar posibles accidentes causados por el agua que se genera al deshacerse

el hielo, se requiere que la hieleras que utilicen se encuentren en buen estado.

25. HIELO: al finalizar el evento si tuvieran excedente de hielo se autoriza descartarlo en la pila

ubicada en patio de carga y descarga, teniendo el cuidado de separar el hielo de basura para

no afectar drenaje.

26. BOTELLAS PLÁSTICAS, VIDRIO, LATAS: se considera estos elementos como punto de riesgo

hacia los asistentes y artistas en un momento de conflicto, por lo que todas las bebidas

deberán entregarse en vasos plásticos o de cartón.

27. SUMINISTROS: El personal a cargo de puntos de venta asignará los materiales necesarios a

su equipo de trabajo para guardar la salubridad y limpieza en la preparación y despacho de

alimentos, así como del área en que los elaboren.

28. PROTECCIÓN DE INSTALACIONES: para evitar daños a las instalaciones y manchas por

derrames de productos colocar la protección necesaria en el área de trabajo.

29. VENTAS AMBULANTES: únicamente se asignará puntos de venta fijos dentro del área

techada, por seguridad y control interno no se permite el ingreso de vendedores

ambulantes, aplica para áreas internas y externas.

MANEJO DE DESECHOS:

30. DEPÓSITO GENERAL DE BASURA: contamos con un área específica para depositar la basura

que se genere durante el evento, para evitar contaminación del espacio se requiere que los

desechos se coloquen dentro de bolsas negras cerradas y éstas se depositen en este

espacio. Para realizar las extracciones de basura necesarias, ningún vehículo o elemento del

montaje y/o exhibición podrá obstaculizar el acceso al depósito de basura.

31. LIMPIEZA FINAL: al finalizar el evento el arrendatario coordinará la limpieza general del

Fórum para entregar las instalaciones en las mismas condiciones que se recibieron.

32. BAÑOS PORTÁTILIES: el único horario autorizado en que el proveedor de cabinas portátiles

podrá realizar extracción de desechos, previo a retirar las unidades es de 01:00 a 4:00 am.

esto con el fin de no afectar con el olor que se genera a los restaurantes que se encuentran

alrededor de Fórum. En caso no realicen extracción, pueden retirar las cabinas en el horario

que considere conveniente el arrendatario dentro del período de desmontaje del evento.

33. CONFETI: el material de este producto mancha el piso debido a esto no está permitido su

uso.

IMAGEN:

34. RENDER: la administración de Fórum autorizará previamente la instalación de imagen en

áreas internas y parqueo de Fórum, para lo cual se solicita el envío de render propuesto

como mínimo 1 mes previo al evento.

35. MATERIALES DE INSTALACIÓN: se deberán utilizar materiales seguros, de fácil desmontaje

y que no afecten la estructura de las instalaciones, está restringido clavar, atornillar,

perforar, soldar.

36. DESMONTAJE DE IMAGEN: todas las instalaciones deben ser temporales y retiradas dentro

del período de desmontaje del evento, incluyendo los materiales de instalación.

37. DAÑOS: si existiera algún daño a las instalaciones será responsabilidad del arrendatario

cubrir el costo de las reparaciones o penalidades que se generen.

38. PERSONAL: el personal que realicen la instalación deberá cumplir con las normas de

seguridad y conducta indicadas en el presente documento.

39. PUERTAS DE EMERGENCIA: por seguridad de los asistentes deben permanecer 100% libres

sin ningún elemento que las obstaculice, así como visibles desde cualquier punto por lo que

no se autoriza brandearlas o instalar sticker u otro material en ellas.

40. IMAGEN MAJADAS: la imagen institucional de Fórum Majadas estará visible sin que sea

bloqueada por algún elemento del montaje. Majadas podrá realizar activaciones en ingreso

y/o interior de Fórum y colocar como mínimo 1 mupi digital conteniendo información del

Parque Majadas.

ACTIVACIONES:

41. AUTORIZACIÓN: se requiere información detallada del concepto y montaje de activaciones

de marca y o del arrendatario para ser previamente evaluadas y autorizadas por la

administración de Fórum. Activaciones fuera del área de Fórum, calles u otros puntos

dentro del parque Majadas no están incluidas como parte del arrendamiento de Fórum y

serán autorizadas por el área comercial del parque.